Bildschirmfoto der Einstellungen in Small Office 8

Rechnungen schreiben wie die Profis

Mit Hilfe der Einstellungen steuern Sie das Verhalten von Small Office 8, legen Vorgabetexte fest, die dann automatisch in Rechnungen und eMails verwendet werden, fügen Ihr Firmenlogo bzw. Briefpapier ein.

Einstellungen


Die vielfältigen Einstellmöglichkeiten sind auf verschiedene (Unter-)Bildschirme verteilt.

Sie erreichen die Einstellungen durch den Menübefehl Einstellungen aus dem Small Office 8 Menü oder mit dem Tastaturkürzel CMD , (Command-Taste und Komma). Beim ersten Programmstart werden Ihnen die Einstellungen automatisch angezeigt.

Nehmen Sie sich bitte die Zeit und gehen die einzelnen Bereiche der Einstellungen gründlich durch und tragen Ihre Angaben ein und speichern diese. Wenn Sie einen Bildschirm verlassen, ohne zu speichern, werden Ihre Änderungen in diesem Bildschirm verworfen.
  • Firmendaten

    Firmendaten

Firma


Im Bildschirm Firma tragen Sie die Anschrift und Kommunikationsdaten hrer Firma ein. Ausserdem können Sie die PLZ Datei herunterladen, die dann automatisch Ortsnamen zu einer eingegebenen Postleitzahl vorschlägt.

Finanzen


Im Bildschirm Finanzen verwalten Sie die Finanzdaten Ihrer Firma. Diese Angaben werden z.B. auf dem Briefkopf mitgedruckt und auch an anderer Stelle im Programm genutzt.

Falls Sie steuerlich als Kleinunternehmer tätig sind, können Sie hier die entsprechende Option aktivieren, so das Small Office 8 keine Umsatzsteuer ausweist.
  • Finanzdaten

    Finanzdaten

  • MwSt.-Sätze

    MwSt.-Sätze

MwSt.


Im Bildschirm MwSt. können Sie die Umsatzzsteuersätze für verschiedene Länder eintragen.

Diese Angaben werden u.a. für die Umsatzsteuerberechnung für Kunden im EU Ausland verwendet

Nummernkreise


Wählen Sie bitte aus, wie der von Small Office 8 verwendete Nummernkreis für Finanzvorgänge aufgebaut sein soll.

Die Abkürzungen stehen für folgende Werte:
  • MM - Monat, also z.B. 04 für April
  • JJJJ - Jahr, vierstellig, also z.B. 2020
  • ART - Angabe zur Art des Vorgangs, also z.B. RG für Rechnung
  • xxx - fortlaufende Nummer, zwei-, drei-, vier- oder fünfstellig

Mit Hilfe der Funktion "Zählerstände eintragen" können Sie einmalig, vor der Anlage des ersten entsprechenden Vorgangs, den Startwert festlegen. So können Sie, bei einem Wechsel von einer anderen Software, Ihre Nummern nahtlos fortsetzen.
  • Voreinstellungen

    Voreinstellungen

  • Angaben zum Mahnwesen

    Angaben zum Mahnwesen

Mahnwesen


Sie können Fristen, Zeiträume, Gebühren, Zinsen und Textvorgaben eintragen, um Ihre Zahlungserinnerungen und Mahnung zu konfigurieren. Alle Angaben können außerdem direkt in der jeweiligen Zahlungserinnerung, Mahnung bzw. dem Anschreiben an den Anwalt auch noch individuell angepasst werden.

Texte


Sie können bei jedem neuen Vorgang automatisch den Vor- und Nachtext (siehe Finanzvorgang > Texte) ausfüllen lassen und einen Text für den eMail Versand vorgeben. Die entsprechenden Texte geben Sie bitte in diesem Bildschirm ein.

Oben ist jeweils das Feld für den Vortext (wird oberhalb der Positionen ausgegeben), darunter das für den Nachtext (wird unterhalb der Postionen/Summierung ausgegeben) und unten das für den eMail Versand.

Klappen Sie durch einen Mausklick auf die Vorgangsart den Bereich auf, um Zugriff auf die zugehörigen Textfelder zu erhalten.

Bei den eMail Texten stehen Ihnen verschiedene Platzhalter zur Verfügung.
  • Textvorgaben

    Textvorgaben

  • Ausgabe

    Ausgabe

Druckeinstellungen


Im Bildschirm Druckeinstellungen können Sie Vorgabewerte für die Druckausgabe festlegen.
  • Briefkopf drucken - An- und Abschalten des Briefkopfs
  • Absenderzeile drucken - An- und Abschalten der Ausgabe der Absenderzeile
  • PDF Vorlagen auch im Druck nutzen - Verwendung der PDF-Vorlage als Hintergrundbild im Druck
  • Artikelnummer drucken - An- und Abschalten der Artikelnummer
  • „Bezahlt“ Stempel auf Rechnungen - Ausgabe eines roten „Bezahlt“ Bildes in Stempelform auf vollständig bezahlten Rechnungen
  • Bezeichner - Text, der als Beschriftung der Artikelspalte gedruckt werden soll.
  • Zeichensatz / Größe - Einstellung für die verwendete Schriftart, -schnitt und -größe

PDF-Ausgabe


Mit Hilfe der Einstellungen in diesem Bildschirm können Sie die PDF Ausgabe von RechnungPro beeinflussen.

Wählen Sie bitte die PDF Vorlage aus der Liste aus oder fügen mit der + Taste neue Vorlagen hinzu.

Durch Angabe von individuellen Randeinstellungen können Sie den bedruckbaren Bereich genau festlegen. Zur Kontrolle Ihrer Einstellungen können Sie sich eine Vorschau anzeigen lassen.

Der Ordner, in dem die fertigen PDF Dateien gesichert werden, wird Ihnen in der PDF Dateiablage angezeigt. Sie können diesen Ordner mit Hilfe der gleichnamigen Taste Öffnen, um alle gespeicherten PDF-Dateien zu sehen.

SMTP Einstellungen


Wenn Sie eMails direkt aus RechnungPro versenden möchten, geben Sie bitte Ihre Zugangsdaten für Ihren Postausgangsserver (SMTP-Server) ein.
  • SMTP: Absenderadresse, z.B. info@rechnungpro.de
  • Server: Postausgangsserver, z.B. smtp.rechnungpro.de
  • Benutzer: Benutzerkonto auf dem Server, z.B. info@rechnungpro.de
  • Port: Port, auf dem Sie sich mit dem Server verbinden, z.B. 465 oder 587
  • Kennwort: das Passwort des Benutzer, also z.B. geheim1234
  • eMail Signatur: Eingabefeld für einen Signaturtext, der am Ende der eMail ergänzt wird.

Nachdem Sie Ihre Daten eingegeben haben können Sie testen, ob Ihre Eingaben korrekt waren und vom Server akzeptiert werden. Die Taste SMTP testen versucht eine eMail an Ihr eigenes Konto zu senden.
  • eMailvorgaben

    eMailvorgaben

  • Vorgabewerte

    Vorgabewerte

Wertelisten


RechnungPro verwendet an verschiedenen Stellen Wertelisten, z.B. für die Zahlungsweise der Kunden, Artikeleinheiten. Warengruppen, Belegarten etc.

In diesem Bildschirm können Sie die hinterlegten Werte der Wertelisten zentral bearbeiten. Sie können die Wertelisten aber auch direkt an Ort und Stelle bearbeiten.

Benutzer


Small Office 8 ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt, es können unbegrenzt viele Benutzerkonten angelegt werden. Im Benutzerkonto legen Sie sowohl die Anmeldedaten fest, als auch die Zugriffsrechte des Benutzers und das Verhalten des Programms.

Benutzerkonten können als aktiv/nicht aktiv gekennzeichnet werden. Mit Administrationsrechten ausgestattet kann ein Benutzer andere Benutzerkonten verwalten und Daten aus dem Archiv zurückholen, sowie gelöschte Daten wiederherstellen oder endgültig löschen.
Ist ein Konto als Behörde gekennzeichnet hat der Benutzer nur eingeschränkten Zugriff, auf die Bereiche, die bei einer Steuerprüfung relevant sind.

Die Zugriffsrechte können für Modulbereiche genau festgelegt werden.

Wenn der Benutzer eMails mit einem eigenen eMailkonto versenden soll, dann kann dieses im Reiter eMail konfiguriert werden. Ansonsten wird das Systemkonto beim eMailversand benutzt.
Im Reiter Sonstiges können einige individuelle Programmeinstellungen für den Benutzer festgelegt werden, wie z.B. die Fenstertransparenz, Schriftfarben im UI etc..
  • Benutzerverwaltung

    Benutzerverwaltung

  • Zusätzliche Mandanten

    Zusätzliche Mandanten

Mandanten


Ein Mandant ist eine zusätzliche Firma, die, getrennt von den anderen Firmendaten, in Small Office 8 verwaltet werden kann. Jeder Mandant hat seine eigenen Einstellungen, Adressen, Artikel, Finanz- und Zahlungsdaten. Sobald einer oder mehrere Mandanten freigeschaltet wurden, können Sie bequem in der Schaltzentrale über eine Auswahlliste zwischen den Mandanten wechseln.

Extras


In den Extras können Sie u.a. die Sprache für die Wertelisten festlegen. Da jeder Benutzer die Benutzeroberfläche entweder in Deutsch oder Englisch benutzen kann (je nach Systemeinstellungen) kann so sichergestellt werden, das alle Werte in einer einheitlichen Sprache abgespeichert werden.

Ausserdem können Sie die GoBD Speicherfrist festlegen, d.h. die ANzahl an Tagen, nach denen Geschäftsdokumente revisionssicher im GoBD Modul abgelegt werden und nicht mehr geändert werden können.

Im Bereich PushOver sind dann die Texte und Einstellungen für die Nutzung des kostenpflichtigen PushOver Dienstes zu finden.
  • Weitere Einstellungen

    Weitere Einstellungen

  • Text und Ausgabe

    Text und Ausgabe

AGB


Im Reiter AGB können Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen eingeben und festlegen, das diese auf einer separaten Seite ausgegeben werden sollen.
Einmalkauf über Stripe

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